lunes, 28 de febrero de 2011

UNIDAD 5 Organización y Administración de un evento deportivo.

INTRODUCCIÓN

El mundo deportivo esta lleno de supuestos protocolarios. Cada partido, inauguración de instalacíones, jornada, certámenes, etc, es un aocntecimiento, por tanto un acto de comunicación a traves del cual debemos buscar una presencia en los medios de comunicación.
Esto conlleva a que mientras mejor preparado este nuestro evento, más probabilidades tenemos de que nuestro evento sea exitoso. El protocolo deportivo requiere una reglamentación especifica que no existe.

¿Cómo se organiza un evento deportivo?

-Planeación y organización:
La organización de eventos deportivos es una pilar de la administración y gestión deportiva ya que en muchas ocasiones el desempeño de un especialista de esta área se mide por su capacidad para llevar a buen termino un cértamen. Por dicha razón en esta ocasión se va a hablar sobre la clasificación de los eventos deportivos y recreativos, los comités de trabajo entre otros.
En la organización de eventos cabe resaltar la importancia del marketing, publicidad, patrocinio y de una buena prestación del servicio ya que de esta forma se mantendrán los clientes para próximos certámenes y se lograra un posicionamiento en el área.
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Si el evento es de relevancia lo primero será constituir los Comités de Honor, Organizador y Ejecutivo.
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Establecer el organigrama sobre los recursos humanos necesarios.
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Concretar el Comité de Seguridad (Policía, Protección Civil, Cruz Roja, Protocolo).
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Área Técnica.
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Área Administrativa.
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Área de Información, Comunicación e Imagen.
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Área de Protocolo.
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Área de Alojamiento, Restauración y Transporte.
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Área de Infraestructura.

En la planeación del evento se debe tener en cuenta el número de participantes, escenarios, rentabilidad económica y social, la duración del cértamen y el tiempo que nos tomara poner en marcha el proyecto. También es primordial definir las metas y objetivos que nos proponemos.
En la planeación es necesario buscar patrocinadores que colaboren con lo referente a la publicidad, la merienda y los certificados de asistencia, si es posible se debe hacer una lista de posibles clientes e invitarlos y entregar carteles relacionados con el evento y publicitarlo por medios de comunicación, de la misma forma es necesario tener con anterioridad asignado el escenario que se va a utilizar que tenga un buen espacio y revisar el sonido y las luces. De este modo se va a llevar a cabo un excelente seminario o congreso con la participación del grupo que se logro captar mediante la publicidad y con la participación de ponentes que hablen sobre temas que le interesen al público asistente.


Una vez que tenemos la IDEA debemos realizar un estudio de las necesidades más importantes que conlleva hacer el Proyecto realidad:
Necesidades de instalaciones
Necesidades de equipamientos
Necesidades de alojamientos
Necesidades de transportes
Necesidades de profesorado
Necesidades de monitores
Necesidades deportivas
Necesidades organizativas
Necesidades logísticas
Necesidades de voluntarios.
En definitiva tenemos que estudiar qué tenemos, qué necesitamos y qué nos falta para conseguirlo. Una vez que tenemos el Diagnóstico decidimos seguir adelante o no con el proyecto.


NÚMERO DE PARTICIPANTES
Este es un dato fundamental que tenemos que conocer para la reserva de alojamientos, transportes, etc. Debemos saber si son de distintos países, comunidades autónomas, provincias, municipios, clubes, federaciones, etc. Siempre debemos tener en cuenta, además de los deportistas, a los jueces y árbitros, técnicos, directivos, acompañantes, conductores, etc.
DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD
Otro dato importante es la duración de la Actividad para la reserva de alojamientos, instalaciones, transportes, sistema de competición, etc.

-PRESUPUESTO:
Antes de realizar el Programa de la Actividad, debemos de ajustar el Presupuesto de gastos que hicimos en la Fase de Proyecto.
En el Presupuesto de gastos debemos tener en cuenta todos los conceptos y/ o gastos que normalmente necesitamos realizar para la organización de la actividad:
Recursos Humanos: todos los gastos que se produzcan en cuanto a personal se refiere. Para ser más exactos en cuanto al costo de la Actividad, deberíamos repercutir en este concepto la parte proporcional del personal que trabaja en las instituciones/ entidades que organizan/ colaboran en la Actividad.
Recursos Materiales: todos los gastos que se produzcan en cuanto a recursos materiales se refiere. Igualmente, si las instituciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras de la Actividad aportan recursos materiales debemos repercutir en ellas.

-ORGANIGRAMA:
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización, en este caso, de quienes organizan el evento deportivo. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.

Tiene una doble finalidad:

Desempeña un papel informativo.
Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la estructura total de la empresa.

Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:


Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
Debe contener únicamente los elementos indispensables.
Tipos de organigrama:

1.Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo.
2.Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.
3.Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.
4.Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos.
5.Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
6.Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen los mandos de autoridad el tabular no.

-NECESIDADES Y MATERIAL DE EQUIPO:

Necesidades de material y equipo
Instalaciones y Equipamientos: si son de alguna/ s de las instituciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras de la actividad, se repercutirá de la misma manera, lo que nos hubiera costado su utilización según las tasas/ precios establecidos por la/ s misma/ s.
En cuanto a los Recursos Materiales, relacionamos a continuación los más comunes:
RECURSOS MATERIALES PARA
ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES DEPORTIVAS
PANCARTAS
DISPLAY
CINTA VALIZADORA
CARPAS
MEGAFONÍA
TELÉFONOS FIJOS Y / O MÓVILES
ORDENADORES
MATERIAL DE INFORMÁTICA
MATERIAL DE OFICINA
VALLAS
PODIUM
ESTACAS
FOTOCOPIADORA
ALRGADORES DE LUZ
WALKI TALKIS
CÁMARA DE FOTOS
CÁMARA DE VÍDEO
RETROPROYECTOR
PROYECTOR DE DIAPOSITIVAS
CAÑÓN PARA POWER POINT
CINTA MÉTRICA
PIZARRA
CURSO “VOLUNTARIADO UNIVERSITARIO EN EL AMBITO DEPORTIVO”
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
CRONÓMETROS
DORSALES
IMPERDIBLES
LINTERNAS
PILAS
MESAS/SILLAS/MAMPARAS/MOSTRADORES
MARCADORES
PROGRAMA DE MANO
SILBATOS
PINS/CAMISETAS/CARPETAS

-JUECES:

La precedencia varía en función de la organización del acto. Si lo promueve el Comité Olímpico, entonces preside el acto el Presidente del Comité Olímpico; en otro caso lo preside el Presidente de la Federación Deportiva que organiza el evento (anfitriona).
Hay que tener en cuenta, que en función de las autoridades o personalidades que acudan a un evento deportivo, este orden de precedencia puede cambiar, al tener que intercalar a estas personalidades-autoridades.

-COMITÉ DE HONOR Y JUSTICIA:

El comité o comisión de honor y justicia tiene como objetivo cuidar el estricto cumplimiento de las normas de las actividades deportivas, además de vigilar, controlar, y preservar el desempeño ético de los participantesy reconocer sus meritos asi como sancionar su proceder conforme lo dicten las normas de la competencia.


-ADECUACIÓN DE INFRAESTRUCTURA:

Por la construcción y adecuación de escenarios deportivos y
el mejoramiento de la malla vial y los servicios públicos.
inversiones significativas en infraestructura para la adecuación y construcción de los espacios deportivos requeridos para las competencias, además de la implementación
deportiva e indumentaria de deportistas y personal organizador.

-CONVOCATORIA:

Primero debes tener la convocatoria ya sea fisica (papel) o por otro medio radio,tv internet etc... en la que vas a invitar a participar a x equipos de cualquier deporte.debes señalar dia, fecha y lugar ademas de las categorias por edades o por equipos x tambien debes señalar que el reglamento estara regido por x asociacion o grupo de jueces tambien debes señalar los premios ya sean en efectivo o en especie (trofeos,medallas, etc..) tambien debes mencionar el dia del registro de participantes o equipos y la fecha limite para inscribirse. tambien señalaras que habra junta previa con los capitanes de los equipos para tal dia.
-SISTEMA DE COMPETENCIA:
Todo torneo, debe implementar un sistema de eliminación, con el fin de ir seleccionando paulatinamente a los participantes y entregar al final del mismo un Campeón, un subcampeón y los restantes puestos en la clasificación general. Los sistemas de eliminación son universales y pueden ser empleados en todos los deportes sin importar su naturaleza de los mismos, pero existen algunos sistemas apropiados más a un deporte que a otro.
-CEREMONIA DE APERTURA:
También dependerá de cada Actividad, pero de alguna forma, todas se inauguran en el sentido de que toda actividad tiene un momento para comenzar. Si es un momento agradable, relajante, motivante, mejor. Dependiendo del anfitrión esta ceremonia tendra las caracteristicas del lugar donde se realiza para dar a conocerlas.
-DESARROLLO:
Cuántas veces hemos dicho que cuando empieza el primer partido del campeonato ya quedamos tranquilos porque lo “peor ya ha pasado”. Aunque tiene parte de verdad, nunca debemos relajarnos. Durante el desarrollo deberan llevarse a cabo el sistema de competencia, y todos aquellos aspectos antes especificados para llegar a la ceremonia de clausura.
-PREMIACIÓN:

En esta ceremonia se le hace un reconocimiento a aquel cmpetidor o equipo que haya logrdo concluir el evento deportivo como el "mejor", según las reglas esta y según el sistema de competencia lo indique,
Obligatorio: Ciudad y Año de la competición
Especificar la edición del evento deportivo con su enlace interno
No tiene valor por defecto
Ejemplo: Pekín 2008
2-Obligatorio: Especilidad deportiva en la cual se obtuvo la medalla
Especificar la especialidad en la cual se obtuvo la premiación con su respectivo enlace interno
No tiene valor por defecto
Ejemplo: Ciclismo en pista
-CEREMONIA DE CLAUSURA:

La clausura debe ser agradable; rápida pero sin prisas, pensando en los participantes, recreándonos en la finalización, con posibilidades de despedida, de compañerismo, de finalización de algo que queríamos que no finalizara tan pronto. Para los participantes seguramente es lo más importante que tienen que hacer en ese momento: recibir su medalla, su trofeo, su reconocimiento, su premio…etc.
-MEMORIA DEL EVENTO:


De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que dejemos un documento escrito, fotográfico, audiovisual, etc, que nos pueda servir para corregir errores y para mejorar la organización de otras Actividades. Normalmente, el “momento de la memoria se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones:
*INVENTARIO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL.
*DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL PRÉSTAMO.
*LIMPIEZA DE CIRCUITOS, INSTALACIONES, SALAS ETC.
*AGRADECIMIENTOS
*JUSTIFICACIONES

BIBLIOGRFIA:
- PÁGINAS WEB:
http://efprepa9chincoya.blogspot.com/2011/02/organizacion-y-administracion-de-la.html
http://www.imd.lalinea.es/documentos/ORGANIZACION%20DE%20EVENTOS%20DEPORTIVOS.pdf
http://www.bizkaia.net/kultura/kirolak/pdf/kirolbatantolatzea_cas.pdf
http://administraciondeldeporte.blogspot.com/2008/01/organizacin-de-eventos-deportivos.html
http://es.wikipedia.org/wiki/Organigrama
http://www.imd.lalinea.es/documentos/ORGANIZACION%20DE%20EVENTOS%20DEPORTIVOS.pdf

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